Checklist État des Lieux Airbnb PDF Gratuit 2025

Pourquoi l'état des lieux protège votre dépôt de garantie

Un verre de vin renversé sur le canapé, une rayure sur la table basse… En location saisonnière, ces petits accidents peuvent vite transformer la gestion de votre bien en casse-tête. Sans preuve claire et datée, prouver que le dommage a eu lieu durant le séjour du voyageur devient un véritable parcours du combattant.

Le résultat ? Des heures perdues en discussions, des cautions que vous ne pouvez pas retenir et, au final, des frais qui viennent grignoter votre rentabilité. Beaucoup de propriétaires et conciergeries l'apprennent à leurs dépens : sans un état des lieux précis, documenté par des photos, leur parole a peu de poids face aux plateformes et aux assurances.

Pourtant, se protéger ne demande pas des heures. Une méthode simple et quelques photos prises aux bons endroits suffisent à sécuriser vos revenus et votre tranquillité d'esprit. Ce guide vous donne la méthode exacte et la checklist à suivre.

Les 8 zones critiques à photographier

Un état des lieux efficace ne nécessite pas 50 photos. Concentrez-vous sur les 8 zones à haut risque de dégradation :

1. Salon et canapé : la zone à documenter avec honnêteté

Le salon et le canapé sont des lieux de vie où accidents et petites détériorations arrivent souvent, parfois sans que ce soit volontaire. L'objectif n'est pas de sanctionner, mais d'apporter une transparence totale. Photographiez chaque accoudoir, coussin et assise du canapé, en signalant aussi bien les défauts existants que l'absence de dommages. Cela protège locataire et propriétaire par la preuve. N'oubliez pas de vérifier dessous et derrière le canapé pour une vision complète.

2. Tables et chaises : pour rassurer tout le monde

Les coins, pieds et plateaux de table peuvent facilement être marqués ou rayés au quotidien. Prenez en photo le dessous des chaises et vérifiez leur stabilité. Si tout est impeccable, vos photos prouvent la bonne foi du locataire à la sortie. Si une trace ou rayure existe déjà, elle sera notée de manière honnête dès l'entrée, évitant toute suspicion au départ.

3. Cuisine : la zone la plus exposée, à documenter en détail

• Électroménager (four, frigo, plaques, micro-ondes) : ouvrez-les, testez chaque fonction, photographiez l’intérieur et l’extérieur pour montrer qu’ils sont propres et en bon état.
• Plans de travail : repérez rayures, brûlures ou taches, photographiez aussi bien les défauts que les zones sans dommage.

En étant précis sur l’état au départ, vous instaurez un climat de confiance pour tout le séjour.

4. Sanitaires : salle de bain et WC, transparence sur l’état

• Salle de bain : Repérez et photographiez toute trace de moisissure, fuite, éclat ou miroir abîmé. Montrez également l’état général (propre/sain), que tout soit transparent.
• WC : Vérifiez et illustrez la propreté, l’état de la chasse d’eau, abattant ou éventuelles traces. Même un état impeccable mérite une photo pour dissiper tout doute.

Une documentation honnête apporte de la sérénité à chaque étape de la location.

5. Literie et matelas : preuve d’hygiène et d’équité

Une photo du matelas nu (sans drap ni alèse) sur ses deux faces, ainsi que des sommiers, couettes et oreillers, permet de démontrer l’état initial, qu’il soit parfait ou avec de petites taches. L’objectif est d’être juste pour tous, sans suspicion ni excès.

6. Murs et portes : garantir la confiance par la photo

Rayures, petits trous, ou traces de passage arrivent dans tous les logements. Faites le tour et photographiez ces éléments, mais aussi les portes et murs intacts.

7. Sols (parquet, carrelage, moquette) : tout voir, tout montrer

Prenez une vue générale et, s’il y a des défauts (taches, rayures, fissures), quelques gros plans. L’important est de signaler ce qui existe, et de prouver votre honnêteté sur l’état réel avant/après.

8. Luminaires et appareils électroniques : précision et confiance

Testez toutes les lampes, ampoules, et chaque télécommande (TV, clim, box internet). Photographiez l'existant, que tout fonctionne ou non. En montrant aussi le bon état, vous prouvez que rien n’était caché, dans un climat de confiance réciproque, loin de l’idée de vouloir systématiquement retenir la caution.

Checklist complète état des lieux par pièce

Entrée

• Porte d'entrée (serrure, clés, poignée, peinture)
• Murs et sol entrée
• Interphone / boîte aux lettres

Salon / Séjour

• Canapé, fauteuils (tissus, pieds, coussins)
• Table basse, meubles TV
• TV, télécommande, câbles
• Éclairage (ampoules fonctionnent)
• Fenêtres, rideaux, stores
• Murs, sol, plafond

Cuisine

• Électroménager : four (intérieur/extérieur), frigo, micro-ondes, plaques
• Évier, robinetterie
• Plan de travail, crédence
• Placards (charnières, portes)
• Poubelle, stock consommables

Chambre(s)

• Lit (matelas, sommier, tête de lit)
• Literie (état draps, couette, oreillers)
• Armoire, penderie (portes, étagères)
• Table de chevet, lampe
• Murs, sol

Salle de bain

• Douche/baignoire (joints, paroi, robinetterie)
• Lavabo (état, calcaire, fissure)
• WC (cuvette, abattant, chasse d'eau)
• Miroir, éclairage
• Murs, sol (carrelage fissuré ?)
• Aération, VMC fonctionne

Extérieur (si applicable)

• Balcon, terrasse (sol, garde-corps)
• Mobilier extérieur (table, chaises, transats)
• Jardin (état général, portail)
• Piscine (si applicable, état eau + équipements)

Équipements généraux

• Chauffage fonctionne (radiateurs, thermostat)
• Eau chaude disponible (tester robinets)
• Internet / Wi-Fi opérationnel
• Détecteur fumée, extincteur présents
• Compteurs (relevé électricité, eau si individuel)

Les 5 erreurs fatales qui invalident un état des lieux

1. Photos non horodatées

Prendre des photos sans horodatage, c’est risquer que leur valeur soit contestée en cas de litige. Même si vous activez la date sur votre téléphone, il est toujours possible de modifier ces données après coup. Un voyageur (ou son assurance) pourra facilement dire : "Ces photos ne datent pas forcément de mon séjour."

Astuce : Préférez un outil qui génère directement un rapport PDF d'état des lieux, daté, que vous pouvez ensuite transmettre au voyageur pour relecture ou signature, ou envoyer automatiquement au propriétaire. Par exemple, Verifio horodate et assemble vos photos dans un PDF prêt à partager pour plus de transparence cela facilite la traçabilité et la validation du dossier en cas de problème.

2. Oublier l'état des lieux de sortie

Beaucoup de conciergeries font l'état des lieux d'entrée mais oublient celui de sortie. Résultat : impossible de prouver quand le dommage est survenu.

Règle d'or : Toujours faire entrée + sortie, même si "ça a l'air propre". Un voyageur peut cacher une tache avec un coussin. Avec une checklist complète et un process bien rodé, cela ne prend généralement que quelques minutes et vous évite bien des mauvaises surprises.

3. Photos de mauvaise qualité

Photos floues, sous-exposées, angle trop serré : inutilisables en cas de litige. Airbnb ou un tribunal peuvent rejeter vos preuves si elles ne montrent pas clairement l'état du bien.

Checklist photo : Bonne luminosité (ouvrez rideaux), angle large (vue d'ensemble pièce), stabilisé (pas de flou).

4. Ne pas archiver les preuves

Les photos stockées uniquement sur le téléphone de l'agent = risque de perte (téléphone cassé, volé, photos supprimées accidentellement).

Durée légale : Conservez tous les états des lieux pendant 5 ans minimum (durée de prescription des litiges commerciaux en France). Utilisez un cloud sécurisé ou un outil de gestion dédié.

5. Absence de signature / validation

Un état des lieux non signé par le voyageur (ou propriétaire si location-gérance) peut être contesté. La signature prouve que les deux parties ont validé l'état du bien.

Alternative : En location saisonnière, la signature voyageur est souvent impossible (check-in autonome). Dans ce cas, l'horodatage certifié + envoi automatique au propriétaire rassure le voyageur et le propriétaire et ajoute une couche de sécurité.

État des lieux express : version 10 minutes pour turnover rapide

Quand vous avez seulement 1-2h entre deux voyageurs, impossible de faire un état des lieux exhaustif. Voici la version express (10 minutes) qui couvre 90% des risques :

1. Entrée logement (1 min) : Photo générale entrée + scan QR code (horodatage arrivée)
2. Tour rapide 8 zones (6 min) : 1 photo générale par zone + gros plans si dommage visible (murs, sols, mobilier, électroménager)
3. Tests équipements (2 min) : Allumer TV, tester eau chaude, vérifier Wi-Fi
4. Validation finale (1 min) : Photo récapitulative + génération PDF automatique envoyé au propriétaire

Cette version express est suffisante pour 95% des situations. Pour un état des lieux approfondi (nouveau logement, client exigeant, après travaux), prévoyez 30-45 minutes.

Automatiser vos états des lieux avec photos horodatées

La méthode manuelle (photos téléphone + fichier Excel + envoi email) fonctionne mais prend du temps et comporte des risques d'oubli. Les conciergeries professionnelles automatisent le process :

• QR code dans chaque logement: L'agent scanne à l'arrivée, l'heure est enregistrée automatiquement
• Photos horodatées : Timestamp + métadonnées sécurisées
• PDF auto-généré : Toutes les photos + infos (date, heure, agent, adresse) en un seul document non modifiable.
• Envoi automatique au client : Le propriétaire reçoit le PDF en 10 secondes, pas besoin de penser à l'envoyer
• Archivage cloud : Toutes les preuves conservées 5 ans, accessibles en 2 clics

Avec Verifio, ce process complet prend 10 secondes par logement : scan QR + photos + PDF certifié + envoi automatique. Zéro risque d'oubli, zéro litige.

Pour aller plus loin

L'état des lieux est un pilier de la gestion locative saisonnière. Complétez vos connaissances avec ces ressources :

• Comment se protéger juridiquement contre les litiges ménage
• Réussir un turnover Airbnb en 1h chrono
• Générateur de checklists professionnelles gratuites