Quand la sous-traitance nettoyage devient nécessaire

Votre entreprise de nettoyage décroche un gros contrat mais n'a pas les effectifs. Un client demande une prestation hors de votre zone habituelle. La haute saison arrive et vos équipes sont au maximum. Dans ces situations, la sous-traitance est souvent la solution.

Mais sous-traiter comporte des risques : qualité non maîtrisée, responsabilité en cas de problème, image de marque impactée. Ce guide couvre les bonnes pratiques pour sous-traiter sereinement.

Les formes de sous-traitance dans le nettoyage

Sous-traitance de capacité

Vous avez les compétences mais pas les effectifs suffisants. Vous faites appel à un confrère pour absorber un pic d'activité ou un nouveau contrat.

Exemple : Une conciergerie locale sous-traite les turnovers du week-end à une autre entreprise pendant la haute saison.

Sous-traitance de spécialité

Certaines prestations requièrent des équipements ou compétences spécifiques que vous n'avez pas en interne.

Exemples : Nettoyage de vitres en hauteur (nacelle), traitement de sols spéciaux (marbre, parquet), décontamination.

Sous-traitance géographique

Un client multi-sites vous demande d'intervenir dans une ville où vous n'êtes pas implanté. Plutôt que refuser, vous sous-traitez à un partenaire local.

Obligation d'information

Selon les contrats, vous pouvez être tenu d'informer votre client en cas de sous-traitance. Vérifiez les clauses contractuelles avant de sous-traiter.

Cadre juridique de la sous-traitance

Loi du 31 décembre 1975

La sous-traitance est encadrée par la loi n°75-1334. Elle impose notamment :

Un contrat écrit entre donneur d'ordre et sous-traitant
L'agrément du sous-traitant par le client final (dans certains cas)
La possibilité pour le sous-traitant d'être payé directement par le client final en cas de défaillance

Obligation de vigilance

En tant que donneur d'ordre, vous devez vérifier que votre sous-traitant est en règle :

Immatriculation au RCS ou RNE
Attestation URSSAF de moins de 6 mois
Assurance responsabilité civile professionnelle
Liste nominative des salariés (si travail détaché)

En cas de travail dissimulé chez votre sous-traitant, vous pouvez être tenu solidairement responsable des cotisations sociales impayées.

Risque de requalification

Si le sous-traitant travaille exclusivement pour vous, sans autonomie dans son organisation, il y a risque de requalification en salariat déguisé. Veillez à ce que le sous-traitant conserve son indépendance.

Contenu du contrat de sous-traitance

Identification des parties

Raison sociale, SIRET, adresse
Représentant légal
Numéro d'assurance RC Pro

Objet et périmètre

Description précise des prestations sous-traitées
Sites concernés
Fréquences d'intervention
Standards de qualité à respecter (référence au cahier des charges client)

Conditions d'exécution

Horaires d'intervention
Équipements et produits (qui fournit quoi)
Tenue vestimentaire exigée
Procédures de sécurité

Contrôle et traçabilité

Modalités de pointage et preuve de passage
Droit d'audit du donneur d'ordre
Processus de remontée des anomalies
Pénalités en cas de non-conformité

Conditions financières

Prix unitaire ou forfaitaire
Modalités de facturation
Délai de paiement
Révision tarifaire

Responsabilités et assurances

Responsabilité du sous-traitant en cas de dommage
Obligation d'assurance RC Pro
Clause de garantie de bonne exécution

Durée et résiliation

Durée du contrat (déterminée ou indéterminée)
Préavis de résiliation
Conditions de rupture anticipée

Ne sous-traitez pas sans contrat

Un accord verbal ne vous protège pas. En cas de litige ou de dommage, le contrat écrit est votre seule protection. Investissez dans un contrat solide dès la première collaboration.

Sélectionner et évaluer ses sous-traitants

Critères de sélection

Références vérifiables : Demandez des contacts de clients actuels et appelez-les
Certifications : Qualipropre, ISO 14001 (atouts mais non obligatoires)
Capacité : Effectifs suffisants pour honorer le contrat
Couverture géographique : Proximité des sites à couvrir
Réactivité : Temps de réponse aux demandes urgentes

Période d'essai

Prévoyez une période de test (1-3 mois) avec des contrôles renforcés avant de pérenniser la relation. C'est le moment d'identifier les écarts et de les corriger.

Évaluation continue

Audits qualité réguliers (mensuel ou trimestriel)
Suivi des réclamations clients
Taux de conformité des interventions
Respect des délais et des plannings

Assurer la qualité en sous-traitance

Transmettre vos standards

Votre sous-traitant ne connaît pas vos méthodes. Formez-le :

Fournissez vos checklists détaillées
Organisez une visite du site avec explication des points critiques
Partagez les retours clients habituels

Contrôler sans micro-manager

L'équilibre est délicat : trop de contrôle étouffe le sous-traitant, pas assez laisse la qualité dériver. Optez pour un système de traçabilité objectif.

Mettre en place une traçabilité partagée

Un outil commun de preuve de passage permet de suivre les interventions sans être présent sur site. Photos horodatées, géolocalisation, validation de checklist : vous avez une visibilité en temps réel.

Pilotez vos sous-traitants en temps réel

Avec Verifio, vos sous-traitants scannent le QR code, prennent les photos, et vous recevez le rapport automatiquement. Visibilité totale, qualité maîtrisée.

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Gérer les problèmes avec un sous-traitant

Non-conformité ponctuelle

Un oubli ou une erreur isolée se traite par un rappel et une action corrective. Documentez l'incident et la solution apportée.

Non-conformités récurrentes

Si les problèmes se répètent malgré les rappels, appliquez les pénalités contractuelles et envisagez de changer de prestataire. N'attendez pas qu'un client se plaigne.

Défaillance majeure

Non-venue sans prévenir, abandon de poste, dommage au client : activez votre plan B (autre sous-traitant ou intervention en propre) et appliquez les clauses de résiliation.

Sous-traitance Nettoyage : Contrat & Bonnes Pratiques