Pourquoi un cahier des charges nettoyage est indispensable

Sans cahier des charges écrit, chaque partie a sa propre interprétation de ce que "propre" signifie. Le prestataire estime avoir fait le travail, le client n'est pas satisfait, et les tensions s'accumulent jusqu'au litige ou à la rupture du contrat.

Un cahier des charges bien rédigé définit précisément les attentes : quoi nettoyer, à quelle fréquence, avec quel niveau de qualité. Il protège les deux parties et sert de référence objective en cas de désaccord.

Structure d'un cahier des charges nettoyage bureaux

1. Présentation du site

Décrivez précisément les locaux à entretenir :

Adresse et accès (codes, badges, clés)
Surface totale en m²
Répartition des espaces (bureaux, sanitaires, cuisine, archive)
Types de revêtements (moquette, carrelage, parquet, PVC)
Nombre de postes de travail
Horaires d'occupation des locaux

2. Périmètre des prestations

Listez exhaustivement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas :

Prestations incluses :

Nettoyage quotidien des espaces de circulation
Entretien des sanitaires
Vidage des corbeilles
Dépoussiérage des bureaux et équipements
Nettoyage de la cuisine/salle de pause

Prestations exclues (ou en option) :

Nettoyage des vitres extérieures
Shampoing des moquettes
Nettoyage après travaux
Désinsectisation/dératisation

3. Fréquences d'intervention

Définissez la fréquence pour chaque type de prestation :

Quotidien :

Vidage corbeilles et remplacement sacs
Nettoyage et désinfection sanitaires
Aspiration/balayage humide des sols circulation
Dépoussiérage des surfaces (bureaux, comptoirs)
Réapprovisionnement consommables (PQ, savon, essuie-mains)

Hebdomadaire :

Lavage complet des sols
Nettoyage des vitres intérieures (cloisons, portes)
Dépoussiérage mobilier complet
Détartrage robinetterie

Mensuel :

Dépoussiérage des luminaires
Nettoyage des plinthes
Nettoyage des grilles de ventilation

Trimestriel/semestriel :

Shampoing moquettes
Décapage et remise en cire des sols durs
Nettoyage des vitres extérieures

Adaptez les fréquences

Ces fréquences sont indicatives. Un open space de 50 personnes aura des besoins différents d'un cabinet de 5 collaborateurs. Ajustez selon le trafic réel.

4. Niveau de qualité attendu

Définissez des critères mesurables pour chaque zone :

Sols : Absence de taches, traces, poussière visible
Sanitaires : Désinfection complète, absence d'odeurs, consommables pleins
Bureaux : Surfaces dépoussiérées, corbeilles vidées
Vitres : Absence de traces, impacts de doigts

5. Horaires et contraintes

Créneaux d'intervention autorisés (avant 8h, après 19h)
Jours de fermeture exceptionnelle
Zones à accès restreint (serveur, direction)
Procédures de sécurité (alarme, badges)

6. Moyens et produits

Précisez qui fournit quoi :

Produits d'entretien : client ou prestataire ?
Matériel (aspirateur, chariot, monobrosse) : inclus ou fourni ?
Consommables sanitaires : à la charge de qui ?
Local de stockage mis à disposition

7. Suivi et contrôle qualité

Définissez les modalités de contrôle :

Fréquence des audits qualité (mensuel, trimestriel)
Grille d'évaluation utilisée
Processus de remontée des réclamations
Délai de traitement des non-conformités
Système de traçabilité des interventions

La traçabilité évite les conflits

Sans preuve de passage, comment savoir si le prestataire est bien venu ? Un système de pointage avec photos horodatées supprime les zones de flou.

8. Conditions commerciales

Mode de facturation (forfait mensuel, à l'intervention)
Délai de paiement
Révision tarifaire (indexation annuelle)
Durée du contrat et conditions de résiliation
Pénalités en cas de non-respect des engagements

Modèle de cahier des charges à adapter

En-tête

CAHIER DES CHARGES
Prestations de nettoyage des locaux
[Nom de l'entreprise cliente]
[Adresse des locaux]
Date : [JJ/MM/AAAA]

Article 1 - Objet

Le présent cahier des charges définit les conditions d'exécution des prestations de nettoyage des locaux situés au [adresse], d'une surface totale de [X] m².

Article 2 - Description des locaux

[Détailler la répartition : X m² de bureaux, X m² de sanitaires, X m² de circulation, etc.]

Article 3 - Prestations attendues

[Reprendre le tableau des prestations avec fréquences]

Article 4 - Horaires d'intervention

Les interventions auront lieu du [lundi au vendredi] de [Xh] à [Xh], hors jours fériés et fermetures exceptionnelles communiquées 48h à l'avance.

Article 5 - Moyens mis à disposition

Le client met à disposition : [local de stockage, point d'eau, électricité]. Le prestataire fournit : [produits, matériel, EPI].

Article 6 - Contrôle qualité

Un contrôle qualité contradictoire aura lieu [fréquence]. Toute non-conformité devra être corrigée sous [délai]. Le prestataire fournira un relevé de passage horodaté après chaque intervention.

Article 7 - Conditions financières

[Prix, modalités de facturation, révision]

Digitalisez le suivi des prestations

Avec Verifio, chaque passage est tracé avec photos horodatées. Vous disposez d'un historique consultable à tout moment, idéal pour le suivi du cahier des charges.

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Erreurs fréquentes à éviter

1. Cahier des charges trop vague

"Nettoyage des bureaux" ne suffit pas. Détaillez : quels bureaux, quelles surfaces, à quelle fréquence.

2. Pas de critères de qualité mesurables

"Propreté satisfaisante" est subjectif. Préférez : "Absence de traces visibles sur les vitres à 1m de distance".

3. Oublier les prestations exceptionnelles

Que se passe-t-il après un événement (pot de départ) ou des travaux ? Prévoyez des conditions pour les interventions hors forfait.

4. Pas de clause de révision

Les besoins évoluent (recrutements, déménagement partiel). Prévoyez une clause permettant d'ajuster le périmètre en cours de contrat.

Cahier des Charges Nettoyage Bureaux : Modèle Complet 2025